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LE FEC : POURQUOI EST-CE ENCORE UN SUJET EN 2020 ?


Paru en 2013, l’Article L47A1 du Livre des Procédures Fiscales instaure l’obligation pour les entreprises de communiquer l’extraction de leur comptabilité sous la forme d’un fichier normé directement exploitable par l’administration fiscale.

Au-delà de la simple commodité de transmission que représente la dématérialisation du grand livre, la réforme de cet article constitue, à nos yeux, un outil essentiel à l’évolution des pratiques de l’administration.

En effet, exigé dès l’ouverture du contrôle, le grand livre, exploré à l’aide de techniques informatisées, constitue un point d’entrée idéal pour établir la stratégie de contrôle.


QUE PEUT-ON FAIRE TECHNOLOGIQUEMENT DE CES DONNÉES ?

S’ils restent simples dans leur conception technologique, les tests réalisables sur ces données permettent d’explorer les pratiques comptables de l’entreprise, au jour le jour :

  • Cadrage des déclarations fiscales,

  • Analyse des libellés d’écritures,

  • Analyse des schémas comptables,

  • Recalculs des taux d’imposition,

  • Analyse de séquentialité, etc.

De nombreux contrôles qui nécessitaient l’intervention de vérificateurs informaticiens et le déroulement d’une procédure spécifique sont désormais accessibles à tous les vérificateurs.

Ces analyses, préalables au contrôle proprement-dit, permettent au vérificateur de gagner un temps précieux.

Avant de maîtriser le déroulement de la procédure et de la gestion de la relation durant le contrôle, cette réforme pose des questions techniques sur les volets comptables et informatiques.


QUELLES SONT LES DIFFICULTÉS SUBSISTANTES 7 ANS APRES ?

Bien sûr, tous les éditeurs ont proposé des évolutions permettant de publier le FEC.

L’expérience démontre que les difficultés se situent peu au niveau de la mise en forme informatique du fichier.

L’administration met par ailleurs à la disposition des entreprises un outil dédié permettant d’effectuer facilement les vérifications de format [ici].

Il existe cependant une grande variété de situations où la problématique soulevée est beaucoup plus complexe et insoluble avec un simple extracteur de données.


DIFFICULTÉS DUES AUX LOGICIELS DE GESTION (ERP) :

  • PEU DIFFUSES EN FRANCE

Cette réglementation franco-française nécessite de lourdes adaptations des systèmes de gestion pour produire un fichier conforme à un référentiel comptable très spécifiques. De nombreux éditeurs de logiciels de gestion peu implantés en France ont donc fait le choix de ne pas adapter leur solution en standard.

Les développements « spécifiques » proposés à leurs clients sont en général très onéreux et fastidieux à mettre en place. Des solutions externes efficaces existent.

  • NON MAINTENUS

Les groupes internationaux, de toutes tailles, mettent parfois des années à stabiliser leur système d’information. Une fois leur ERP déployé, ils font le choix de ne pas suivre les évolutions de versions proposées par les éditeurs.

Pour des raisons à la fois technologiques et commerciales, les éditeurs de logiciels s’engagent sur le maintien de leurs dernières versions uniquement.

Ces Groupes doivent mettre en place une logique d’extraction autonome. Des solutions externes efficaces existent, elles apportent notamment la capacité de contrôler les FEC à la volée et de réaliser des compléments éventuellement nécessaires.

  • PARFOIS NOMBREUX AU SEIN D'UN MÊME GROUPE, VOIRE D'UNE MÊME STRUCTURE JURIDIQUE

L’organisation comptable des groupes s’accommode mal des évolutions de stratégie et des changements de périmètre. Il est assez fréquent d’observer des Groupes reposant sur des systèmes hybrides, résultats de fusions et de migrations successives.

Il est important de pouvoir constituer des FEC uniques par société et d’être en mesure de contrôler finement leur contenu afin d’être totalement sûr de la maîtrise de ces travaux délicats.


DIFFICULTÉS DUES AUX STRUCTURES :

  • ETABLISSEMENTS STABLES

Les établissements stables d’entreprises étrangères opérant en France doivent faire l’objet de l’édition d’un FEC. Là aussi, le contexte multinational ne garantit pas la capacité de l’entreprise à effectuer le traitement.

L’utilisation des processus standards d’extraction pose également le problème du périmètre. L’entreprise pourrait être conduite à transmettre des données ne regardant pas l’administration fiscale française.

  • FUSION, CHANGEMENTS DE PÉRIMÈTRE OU DE SYSTÈMES, MIGRATIONS

Opérations à hauts risques pour la stabilité des processus comptables, les entrées-sorties de sociétés dans le périmètre du Groupe et l’abandon d’anciens systèmes d’information, n’exonèrent pas de l’obligation de production des FEC.

Lors d’une opération de fusion, par exemple, il faudra même en produire 3 :

  • Entité A, du début de l’exercice à la date de fusion,

  • Entité B, du début de l’exercice à la date de fusion,

  • Entité (A+B), de la date de fusion à la date de clôture de l’exercice.

Lors d’une opération de migration sur un nouveau système, il faudra bien évidemment conserver les FEC émis sur l’ancien système. Il faudra également s’assurer de la conservation de toutes les données élémentaires qui peuvent justifier la comptabilité et les déclarations souscrites :

  • Données fournisseurs,

  • Données clients,

  • Commandes,

  • Bons de livraison,

  • Factures,

  • Gestion des stocks,

  • Gestion des immobilisations, etc.

Un projet d’archivage du système en fin de vie pourra vous donner un confort appréciable en cas de contrôles des comptabilités informatisées.


DIFFICULTÉ D'INTÉGRATION DES COMPTABILITÉS AUXILIAIRES

Comme le « théâtre classique », la comptabilité répond à la règle des 3 unités :

• Unité de temps,

• Unité de lieu,

• Unité d’action.

Ainsi une écriture comptable doit transcrire, au jour le jour, un ou plusieurs événements regroupés dans une même opération, réalisée en un seul lieu.

Chaque écriture comptable doit être liée à une pièce justificative indiquant unitairement le détail des événements regroupés. Cette écriture comptable est libellée conformément au Plan Comptable Général français.

Alors qu’est-ce qu’une écriture de comptabilité auxiliaire ?

Les champs 7 et 8 du FEC font référence au compte auxiliaire. Les comptabilités auxiliaires sont constituées de journaux dédiés à des catégories d’opérations (journal des ventes, journal des achats, etc.). Une seule écriture centralisée mensuellement figure dans le grand livre de l’entreprise.

Le FEC doit contenir le détail de toutes les écritures, donc si certaines écritures sont auxiliarisées, il est nécessaire d’en rapatrier le détail dans le FEC et de neutraliser l’écriture centralisatrice qu’elles justifient.

Les comptabilités auxiliaires peuvent être tenues sur des systèmes différents de la comptabilité générale. L’assemblage de données hétérogènes peut devenir technologiquement délicat, le niveau de contrôle associé doit donc se voir encore renforcer.


DIFFICULTÉ DUE A LA NATIVITÉ D'UN RÉFÉRENTIEL COMPTABLE

La plupart des groupes multinationaux (y compris français) ressentent rapidement la nécessité d’harmoniser leurs pratiques de gestion afin de garantir une cohérence et une fluidité de fonctionnement bien comprise.

Cette harmonisation s’accompagne bien souvent d’outils « Globaux », de référentiels communs, voire de « shared service centers » prenant en charge des opérations transversales à toutes les sociétés et les centres de profit du Groupe.

Le choix d’un plan de comptes « mondial » (souvent inspiré par les racines « comptables » de l’entreprise : USGAAP, IFRS, PCG français, …) est interprété par l’administration fiscale française comme une décision de gestion qui ne peut soustraire l’entreprise à ses obligations vis-à-vis de la réglementation française.

Ainsi l’administration fiscale souhaite que la comptabilité des sociétés, objets du contrôle, soit tenue nativement en norme et en langue française.

L’organisation informatique et comptable des Groupes multinationaux ne permet généralement pas une telle performance.

Dans les premières années de mise en application, l’administration abordait avec tolérance les stratégies de mapping de comptes mises en place par les Groupes en acceptant patiemment de prendre en compte quelques écarts de correspondance.

Les libellés d’écritures en langue anglaise effraient également de moins en moins les vérificateurs. Toutefois, la fin de cette tolérance était annoncée pour les contrôles des exercices ouverts à compter du 01/01/2015.


EXTRACTION PARTIELLE DU FEC DANS LE CADRE D'UN CONTRÔLE ÉTENDU DE LA TVA

Lorsque l’avis de vérification prévoit que la période vérifiée est étendue en matière d’un impôt ou d’une taxe, autre que l’impôt sur le bénéfice, et dont la date légale de dépôt est expirée, le contribuable a l’obligation de présenter ses documents comptables obligatoires relatifs à cette période sous forme dématérialisée, quand bien même l’exercice n’est pas clos.

Le FEC ainsi remis doit comporter toutes les écritures et pas seulement celles relatives à la TVA, puisqu’il porte sur l’ensemble des écritures des journaux comptables au titre de chaque exercice, ou période, visé dans l’avis de vérification.

La plupart des ERP ne permettent pas de réaliser ces extractions de manière fiable et contrôlée.

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